Excel ve Word Dosyasına Şifre Koyma

Önce farkı bilin: dosya şifreleme ile sayfa koruması aynı şey değil

Excel'de "şifre koymak" üç farklı şey anlamına gelebilir ve karıştırıldığında yanlış güven duygusu oluşur. Microsoft'un Excel'de koruma ve güvenlik sayfası bu düzeyleri şöyle ayırır:

Microsoft'un kendi ifadesiyle çalışma sayfası düzeyindeki koruma bir güvenlik özelliği olarak tasarlanmamıştır. Maaş tablosu, müşteri listesi veya kimlik bilgisi içeren bir dosyayı korumak istiyorsanız mutlaka dosya düzeyinde şifreleme yapın. Sayfa koruması ise formüllerin yanlışlıkla silinmesini önlemek gibi düzen amaçlı işler içindir.

Excel dosyasına şifre koyma (adım adım)

Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 ve 2016'da adımlar aynıdır:

1. Şifrelemek istediğiniz Excel dosyasını açın.
2. Dosya > Bilgi'yi seçin.
3. Çalışma Kitabını Koru kutusuna tıklayın ve Parola ile Şifrele'yi seçin.
4. Parola kutusuna parolanızı yazın ve Tamam'ı seçin.
5. Parolayı Yeniden Girin kutusunda parolayı onaylayın ve Tamam'ı seçin.
6. Dosyayı kaydedin. Dosya bir sonraki açılışta parola ister.

Microsoft'a göre bu parolanın uzunluğunda ve karakterlerinde bir kısıtlama yoktur, ancak parolalar büyük/küçük harfe duyarlıdır. "Excel şifreleme nasıl yapılır" diye arayanların istediği de tam olarak budur: bu yöntem dosyanın içeriğini şifreler, yalnızca bir kilit ekranı eklemez.

Word dosyasına şifre koyma

Windows'ta Word

1. Belgeyi Word'ün masaüstü sürümünde açın.
2. Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru > Parola ile Şifrele'yi seçin.
3. Parolayı yazıp Tamam'a basın, tekrar yazıp yeniden Tamam'a basın.
4. Parolanın geçerli olması için dosyayı kaydedin.

Mac'te Word ve Excel

Microsoft'un Mac adımlarına göre Word'de Gözden Geçir sekmesindeki Belgeyi Koru bölümünden, belgenin açılması, değiştirilmesi veya her ikisi için parola belirleyebilirsiniz. Mac için Excel'de ise Dosya menüsündeki Parolalar seçeneği kullanılır.

Microsoft'un uyarısına göre Mac için Excel ve Mac için Word'de parolalarda 15 karakter sınırı vardır. Windows'ta 15 karakterden uzun bir parolayla korunan dosya Mac'te açılamaz. Dosyayı Mac kullanan biriyle paylaşacaksanız parolayı en fazla 15 karakter tutun.

Microsoft ayrıca Word'ün web sürümünün belgeyi parolayla şifreleyemediğini ve şifreli bir belgeyi düzenleyemediğini belirtiyor. Şifreli belgeleri masaüstü uygulamasında açmanız gerekir.

Excel şifre koyma salt okunur: açma ve değiştirme parolası

Bazen dosyanın herkes tarafından okunmasını ama yalnızca bazı kişilerce düzenlenmesini istersiniz. Microsoft bunu "dosyayı açmak veya değiştirmek için parola ayarlama" olarak anlatır: biri dosyayı açmak, diğeri değiştirmek için olmak üzere iki ayrı parola belirlenebilir. Windows'ta bu seçeneklere dosyayı kaydederken ulaşırsınız:

1. Dosya > Farklı Kaydet'i seçin ve kaydetme penceresini açın.
2. Pencerede Araçlar'ın yanındaki oka tıklayın ve Genel Seçenekler'i seçin.
3. Açılan pencerede dosyayı açmak için ve dosyayı değiştirmek için ayrı parola kutuları bulunur. İhtiyacınıza göre birini veya ikisini doldurun, parolaları onaylayın ve kaydedin.

Yalnızca değiştirme parolası koyarsanız parolayı bilmeyen kişi dosyayı salt okunur açar. Bu bir şifreleme değildir; içerik herkese görünür. Ayrıca Microsoft, salt okunur yapılan bir belgenin başka bir adla veya başka bir yere kopya olarak kaydedilmesinin engellenmediğini hatırlatıyor. Sadece yanlışlıkla değişikliği önlemek istiyorsanız Word'de Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru > Her Zaman Salt Okunur Aç seçeneği de iş görür.

Excel sayfasına şifre koyma (Sayfayı Koru)

Bir sayfada yalnızca belirli hücrelerin doldurulmasını, geri kalanının kilitli kalmasını istiyorsanız:

1. Düzenlenebilir kalacak hücreleri seçin, sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir'i açın (Ctrl+1), Koruma sekmesinde Kilitli kutusunun işaretini kaldırın.
2. Gözden Geçir sekmesinde Sayfayı Koru'yu seçin.
3. Kullanıcıların yapabileceği işlemleri (sıralama, satır ekleme, Otomatik Filtre gibi) listeden işaretleyin.
4. İsterseniz korumayı kaldırmak için bir parola yazın, Parolayı Onayla kutusunda tekrar girin ve Tamam'ı seçin.

Sayfa korunduğunda şeritteki Sayfayı Koru düğmesi Sayfa Korumasını Kaldır olarak değişir. Tekrar hatırlatalım: bu koruma verileri gizlemez, dosyayı açan herkes hücreleri okuyabilir.

Excel şifre kaldırma ve Word şifre kaldırma

Microsoft'un belirttiği gibi parolayı kaldırmak kolaydır ama mevcut parolayı bilmeniz gerekir:

1. Dosyayı açın ve parolayı girin.
2. Excel'de Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele, Word'de Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru > Parola ile Şifrele'yi seçin.
3. Parola kutusundaki karakterleri silin ve Tamam'ı seçin.
4. Dosyayı kaydedin.

Sayfa korumasını kaldırmak içinse Gözden Geçir sekmesinde Sayfa Korumasını Kaldır'ı seçip (varsa) parolayı girmeniz yeterlidir. Excel şifresini değiştirmek için de aynı pencerede eski parolanın yerine yenisini yazarsınız.

Excel ve Word şifrelemesi ne kadar güvenli?

Microsoft'un Office şifreleme belgesine göre .xlsx, .docx gibi yeni dosya biçimleri varsayılan olarak 256 bit anahtarlı AES ile şifrelenir ve parola doğrulayıcısı 100.000 kez yeniden hash'lenir; bu, her tahmin denemesini yavaşlatır. Eski .xls ve .doc biçimleri ise yalnızca RC4 ile şifrelenebilir ve Microsoft bunu önermiyor. Şifreleyeceğiniz dosyayı mutlaka yeni biçimde kaydedin. AES hakkında daha fazlası simetrik şifreleme algoritmaları yazısında.

Güçlü algoritma, zayıf parolayı kurtarmaz. "1234" veya şirket adı gibi bir parola, AES ne kadar sağlam olursa olsun tahminle bulunabilir. Microsoft'un sayfa koruma sayfası da büyük-küçük harf, rakam ve simge içeren, en az 8 karakterli parolalar kullanmayı, en az 14 karakterli bir parola ifadesinin daha uygun olduğunu söylüyor. Pratik öneri:

• Her dosya için ayrı ve en az 12-15 karakterlik rastgele bir parola kullanın; şifre üretici veya akılda kalması için akılda kalır parola üretici işinizi görür.
• Parolayı dosyayla aynı e-postada göndermeyin; telefonla veya ayrı bir kanaldan iletin.
• Parolayı bir şifre yöneticisine kaydedin. Microsoft unutulan parolaları geri getiremez; kurumsal ortamda BT yöneticinizin yardımı ancak parola konmadan önce kurulmuş özel bir araçla mümkündür.

Excel şifremi unuttum, ne yapabilirim?

Güçlü bir parolayla Parola ile Şifrele uygulanmış bir dosyanın bilinen bir kurtarma yolu yoktur. Dosyanın şifresiz bir kopyası (e-posta eki, OneDrive'daki eski sürüm, yedek disk) duruyorsa oradan devam edin. "Online Excel şifre kaldırma" veya "Word şifre kırma" vaat eden sitelere dosya yüklemeyin: dosyanın içeriği üçüncü kişilerin eline geçer. Dosyayı PDF olarak paylaşacaksanız PDF dosyasına şifre koyma, birden fazla dosyayı birlikte korumak istiyorsanız klasöre şifre koyma rehberine göz atın.

Kaynaklar: Microsoft Destek – Excel dosyasını koruma, Microsoft Destek – Excel'de koruma ve güvenlik, Microsoft Destek – Çalışma sayfasını koruma, Microsoft Destek – Word belgeyi parolayla koruma, Microsoft Destek – Belgeden parolayı kaldırma, Microsoft Destek – Çalışma kitabı parolalarını değiştirme veya kaldırma (Mac), Microsoft Destek – Belgeyi salt okunur yapma, Microsoft Learn – Cryptography and encryption in Office (İngilizce).